Lavoro: divieto del controllo e alla conservazione delle email dei dipendenti

 

28 Marzo 2018

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Il Garante della privacy ha pubblicato sul portale istituzionale una newsletter datata 29 marzo 2018 contenete l’esito di un giudizio in materia di legittimità di controllo e sorveglianza sulle email dei dipendenti da parte delle aziende. 

È vietata la conservazione senza limiti di tempo delle comunicazioni elettroniche dei dipendenti, anche di natura privata. Il divieto nasce da una contestazione da parte di un lavoratore licenziato da una azienda presso cui era impiegato (poi reintegrato dal giudice del lavoro a seguito di ricorso), nei confronti del quale erano state utilizzate delle email scambiate con i colleghi e quindi impiegate a fini illeciti dall’azienda.

Nelle motivazioni del divieto, il Garante ha evidenziato numerose violazioni. L’azienda non ha fornito ai lavoratori nessun tipo di procedura o informativa, sulle modalità di controllo e di conservazione dei dati relativi all’uso della posta elettronica.

I dati contenuti nelle email scambiate dai dipendenti, venivano conservati per l’intera durata del rapporto di lavoro e anche al termine di questo, violando di conseguenza i diritti alla riservatezza definiti dal Codice della Privacy.

“La società” – sostiene il Garante – “anziché mettere in atto un trattamento così invasivo, avrebbe potuto agire in modo più efficiente e più rispettoso della riservatezza dei lavoratori predisponendo dei sistemi di gestione documentale in grado di individuare selettivamente i documenti che avrebbero dovuto essere via via archiviati. Inoltre” – prosegue l’Autorità – “la conservazione estesa e sistematica delle mail, la loro memorizzazione per un periodo indeterminato e comunque amplissimo nonché la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto (ad es. difesa in giudizio, perseguimento di un interesse legittimo) consente il controllo dell’attività dei dipendenti. Controllo vietato dalla disciplina di settore che non autorizza, anche dopo le modifiche del Jobs Act, verifiche massive, prolungate e indiscriminate. Il datore di lavoro infatti pur potendo controllare l’esatto adempimento della prestazione e il corretto uso degli strumenti di lavoro deve sempre salvaguardare la libertà e la dignità dei dipendenti”.

In seguito a queste disposizioni, che assumono carattere generale e rispondono a quando previsto dal nuovo Codice della Privacy in materia di trattamento dei dati sensibili, le aziende titolari di dati derivanti da scambi di email, dovranno quindi limitarsi a conservare tali dati solo con lo scopo di tutela dei diritti nel giudizio pendente.
Anche con l’obiettivo di prevenire ulteriori e futuri contenziosi in materia, l’Autorità per la Privacy sottolinea che la conservazione dei dati può essere consentita solo in caso di reclami in corso, e non può invece essere adottata come pratica comune o in riferimento a ipotesi astratte.

Inoltre lo stesso Garante ha disposto che non sia consentito l’accesso alla casella di posta elettronica aziendale di un dipendente non più in forza lavoro dopo il licenziamento o le dimissioni; e che l’account di posta debba essere immediatamente eliminato inclusi i dati in esso contenuti, al momento dell’interruzione del rapporto di lavoro.

In merito il Garante predisporrà un adeguato impianto di tipo sanzionatorio in caso si verifichino violazioni di tale disposizione.


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